La elección de sistemas: ¿Solución integral o proveedores diferentes?
24/08/2021
Todo aquel que haya estado involucrado de una manera activa en un cambio del entorno tecnológico (conjunto de sistemas con los que trabajamos) de un establecimiento puede confirmar que es uno de los procesos más complejos que un hotel puede afrontar y que más incertidumbre genera al equipo del establecimiento.
En este artículo trataremos los principales factores a tener en cuenta de cara a la elección de nuevos sistemas:
- En el caso de que tengamos la responsabilidad de seleccionar el nuevo sistema con el que trabajar (ya sea PMS, Channel Manager, Motor de Reservas, RMS, CRM…) siempre existe la duda sobre si hemos seleccionado al proveedor que más se adapta a nuestras necesidades, cómo será el proceso de implementación, qué acogida tendrá por parte del equipo del establecimiento…. Este es un cambio importante que debe hacerse pensando siempre en el largo plazo, ya que no es un proceso por el que normalmente un establecimiento esté dispuesto a pasar frecuentemente, lo que añade aún más presión adicional a la decisión final.
- Supone un cambio sustancial en el trabajo diario de todos los miembros del equipo. Dominar un sistema es siempre un proceso que requiere tiempo y dedicación, y un cambio de sistemas supone “empezar de cero” para gran parte del equipo en cuanto a los procesos operativos del día a día.
- La transición entre sistemas. La implementación de un nuevo sistema requiere asegurarnos de que la configuración inicial es la correcta, que la información de nuestro sistema anterior puede ser trasladada de una forma ágil y veraz al nuevo sistema, y que viene acompañada de un proceso de transición en el que tendremos que trabajar con ambos sistemas en paralelo.
- Elegir el momento correcto para un cambio de sistemas: Es también importante elegir cuándo realizar un cambio de sistemas, teniendo siempre en cuenta las particularidades de cada establecimiento. Estamos seguros de que ningún hotel vacacional de playa estará dispuesto a pasar por este proceso en pleno agosto, por lo que asegurarnos que elegimos correctamente el momento idóneo para afrontar este cambio es otro de los factores relevantes a tener en cuenta.
Una de las dudas que nos encontramos más frecuentemente por parte de hoteleros es si es recomendable contratar soluciones integrales de un mismo proveedor (por ejemplo, un pack de PMS, Channel Manager y Motor de Reservas) o si es preferible contar con proveedores diferenciados para cada uno de los sistemas.
Aunque a primera vista una única solución integral nos puede llegar a parecer la opción más atractiva, debemos tener en cuenta que esta opción tiene normalmente ventajas y desventajas, que explicamos a continuación:
Ventajas:
- Contar con una solución integral que cubre varios sistemas con el mismo proveedor es normalmente una opción más económica que cubrir esa necesidad con distintos proveedores.
- La implementación suele ser más coordinada y fluida cuando afrontamos el cambio de sistemas únicamente con un proveedor y ayuda a evitar retrasos en los tiempos establecidos ya que la finalización del proceso depende de menos partes implicadas.
- Lo más común es que la conectividad entre sistemas de un mismo proveedor sea menos compleja, ya que todos los sistemas han sido creados pensando directamente en una solución integral.
Desventajas:
- Normalmente las empresas de sistemas hoteleros, aunque ofrezcan una solución integral, suelen estar especializados en un sistema específico (por ejemplo, una empresa especializada en PMS, que ofrece un pack que incluye Motor de Reservas y Channel Manager) y consideran el resto de sistemas como periféricos a su sistema principal, “añadidos” que ayudan a cerrar la venta y que no necesariamente recibirán el mismo esfuerzo que su sistema principal en el proceso de programación y posterior actualización periódica.
- Contar con distintos proveedores nos permite personalizar al máximo cada uno de los sistemas y asegurarnos de que se adaptan mejor a nuestras distintas necesidades.
- En el caso de que no estemos contentos con el rendimiento o soporte de uno de los sistemas, el hotelero es más dependiente del proveedor de una solución integral que de proveedores diferenciados. En este último caso, siempre podremos optar por cambiar de proveedor de ese sistema específico sin que ello suponga un cambio en el resto de herramientas.
Como podéis ver nada es blanco o negro, y prácticamente todas las opciones que valoremos cubrirán mejor nuestras necesidades en algunos campos, pero no se adaptarán de una manera óptima a otros, ¡nadie ha dicho que esta sea una decisión fácil!
Nuestras recomendaciones de cara a afrontar un cambio de sistemas:
- Infórmate de una manera exhaustiva de las distintas opciones disponibles en el mercado y sus costes reales (implementación, cuotas mensuales y otros costes).
- Establece un periodo de implementación realista, y asegúrate de que todas las partes implicadas son perfectamente conscientes de sus responsabilidades dentro del proceso.
- Pregunta a otros hoteles similares con qué proveedores trabajan y su grado de satisfacción. Nadie podrá hacerte una demo más real que otro establecimiento.
- Asegúrate que contemplas todas las casuísticas que se pueden llegar a dar en el establecimiento de cara a la configuración inicial. Siempre es recomendable comenzar bien encaminado que acabar teniendo que realizar “parches” posteriormente.
- Busca apoyo externo. Si este es un proceso que te genera mucha incertidumbre, una opción a valorar es contar con asesoramiento y ayuda en la implementación. Este apoyo puede cubrir desde la selección de sistemas y su implementación, hasta formación al equipo del hotel y posterior seguimiento.
Si estás interesando en conocer más sobre nuestros servicios de implementación de sistemas, te invitamos a visitar nuestra sección de Consultoría o a contactarmos directamente. ¡Estaremos encantados de ayudarte!